Por que aplicar, qual a vantagem do método GTD de gestão de tempo

Controle, foco, eficiência.

Com a eficácia de sua competência.

Ter 100% de concentração no problema e decisão aqui e agora, pois você já decidiu o que estará fazendo, ou não, daqui a 2 minutos ou 2 dias.

Redução da ansiedade, desgaste e atritos.

Tempo é precioso. VIDA nunca volta atrás e é finita, mesmo que houvesse uma máquina do tempo.

Um carro poderia voltar e passar de novo na mesma estrada. Mas o odômetro já teria mais quilômetros rodados.

Com a noção de como cada momento de VIDA é importante e irrecuperável após usado, você terá novo critério de escolha onde aplica seu tempo.

COMEÇANDO A ENTENDER A GESTÃO DO TEMPO

Para começar a entender o problema, divida suas ÁREAS de interesse na vida.

Por exemplo: Família, profissão, trabalho voluntário.

Repare que algumas coisas têm valor mas não tem preço monetário e você pode trocar apenas por algo tão valioso como SEU tempo intransferivelmente. 

Ou você terceiriza um abraço nos seus filhos?

PREÇO

Para as coisas que podem ser trocadas por dinheiro, faça duas contas elementares para entender o problema.

Quanto te pagam pelo seu tempo (preço bruto):

Tome sua renda mensal BRUTA e divida por suas horas de trabalho NOMINAIS / CONTRATUAIS.

Quanto você ganha pelo seu tempo (preço líquido):

Tome sua renda mensal LÍQUIDA e divida por suas horas de trabalho ALOCADAS, incluindo deslocamentos, preparações, leituras, planejamentos, e tudo mais relacionado antes e ou depois de estar no local de trabalho. Tudo isso somado ainda às horas nominais brutas. Guarde os dados dessa conta.

Resultados bem diferentes do que você acreditava, não?

Com estes números você decidirá quando é conveniente financeiramente DELEGAR alguém para fazer uma tarefa no seu lugar memo que você seja capaz de fazê-la.

Você paga a hora de alguém para fazer algo para você pelo preço bruto com o seu dinheiro ganho pelo preço líquido.

Claro que a decisão é mais ampla que isso e envolve outros fatores. Você pode começar aproximando o preço líquido do preço bruto por cada hora trabalhando sobre os fatores da conta.

Mas quanto você está disposto a pagar para ter mais 1 hora à disposição para usar com seu filho, ou estudando um novo assunto ou analisar um contrato?

E aí vai um dos conceito motivadores do GTD (e outros métodos de gestão PESSOAL): delegar tudo o que for viável.

Delegar tudo que não TENHA que ser VOCÊ a fazer e que seja razoável repassar.

E usar BEM o tempo que tornou disponível.

SEU DIA REAL

O tempo é democrático mas ditatorial também.

O dia tem 24 horas para todo mundo. Mas é inegociável. 

Não existem acordos, muito menos conchavos.

Outra necessidade básica para a vasta maioria das pessoas é o sono. Estatisticamente, 8 horas diárias. Você passa 1/3 da sua vida dormindo. E precisa dormir adequadamente por causa da saúde. Inegociável. Invista nisso. Tem de ser o melhor sono possível.

Restam agora 2/3 do seu dia para dedicar a TODAS suas áreas da vida.

Digamos que seu dia ALOCADO para trabalho seja de 12 horas.

Sobraram apenas 4 horas diárias para todas as outras áreas. No exemplo, família e trabalho voluntário.

Se você não gostou dos números, vais ter de repensar sua vida, sem sacrificar a saúde. Reduza as horas ALOCADAS ao trabalho de alguma forma.

Sacrificar a saúde tem custo altíssimo, que recai com "juros extorsivos" sobre você mais adiante. Se tentar "enganar" a saúde, terás multas escorchantes e devastadoras depois. Então não durma menos do que precisas, muito menos trabalhe "turbinado".

Gastar menos tempo em deslocamentos ajudará muito mais. More em local mais rápido de chegar, mude a forma e ou horários e ou roteiros de transporte. Faça home-office mais freqüentemente. Ouça áudio-livros ou podcasts instrutivos durante o deslocamento. Use mais o assistente de voz de seu smartphone para fazer notas, lembretes, mensagens, compromissos em calendário.

Por exemplo, não gosto de acordar cedo, mas ganhei 1h20min no meu dia trocando o horário de trabalho e roteiro e evitando engarrafamentos maiores diariamente na ida e volta. Sem falar do estresse, risco de acidentes, redução do prazer de dirigir e despesas com o carro. Medida rápida e simples com enorme retorno.

SEU DIA IDEAL EQUILIBRADO

Pare com essa conversinha de "tempo curto mas de qualidade" com sua família.

Seus familiares SENTEM quando não têm ao menos tanta importância para você quanto outras atividades.

O aceitável seria um terço para eles, já que o outro terço estaria para atividades econômicas e outras áreas.

Pergunte a um psicólogo quanta estabilidade emocional essa percepção de importância traz para uma família.

E agora?

Para não desperdiçar tempo, e REDUZIR suas HORAS ALOCADAS, você terá de replanejar seu dia e também conseguir máxima eficiência no desempenho das tarefas, máximo controle sobre elas e as delegadas, e foco total a cada instante.

FOCO TOTAL

Aquela metáfora do malabarista rodando múltiplos pratos sobre hastes tem limites na prática.

Estatisticamente, 7 tarefas e com baixa eficiência.

As trocas de contexto mental são humanamente dispendiosas.

Tanto mais dispendiosas quanto maior o nível de complexidade, responsabilidade e variáveis dos problemas a resolver.

Um pouco menos se acionarem hemisférios diferentes do cérebro (música instrumental enquanto analisa um contrato).

Imagine estar fazendo uma neurocirurgia de aneurisma cerebral crítica enquanto redige a declaração de imposto de renda em formulário completo (com recibos) enquanto programa o roteiro minucioso de férias familiares com agente de viagens ao telefone SIMULTANEAMENTE.

Não.

Mas porque preciso um dia de 48 horas enquanto outros fazem tudo em 8?

A MENTE TEM IDÉIAS E TOMA DECISÕES, MAS NÃO GUARDA "COISAS" EFICIENTEMENTE.

Cada informação ativa, necessária para executar uma tarefa mantida aguardando para executar logo, TAMBÉM ocupa o lugar de um daqueles 7 pratos a serem mantidos girando e GASTA ENERGIA MENTAL.

Por exemplo, durante seu trabalho no escritório, lembra que precisa ir no supermercado à noite (tarefa) e precisa comprar uma certa lista de produtos (informação ativa para uma tarefa). Dois pratos adicionais a manter girando. Você fica lembrando disso a todo momento e tentando formar a lista de produtos ativamente durante seu dia de trabalho. Trocando de contexto mental com sua atividade no escritório a todo momento. Você não fica 100% concentrado na sua tarefa do escritório.

Percebeu o gasto de energia mental?

O método Getting Things Done GTD (livro "A arte de fazer acontecer", David Allen, edição revisada de 2015) oferece modos de liberar a mente dessas informações de tarefas e coisas a lembrar para você poder se concentrar em ter idéias, tomar decisões e executar tarefas com máxima concentração.

Curiosamente, já perceba que você precisará gerenciar todo seu tempo, prevendo o uso das 24 horas de seu dia se quiser melhores resultados. Não é para usar apenas no seu escritório. Por isso pensar nas áreas de interesse na SUA vida.

Com uma eficiência muito maior, você resolverá os problemas e executará as tarefas dentro do período de tempo planejado para cada área de sua vida.

Leia o livro, formato online ou impresso, para compreender o método e como iniciar a implantação dele na sua vida.

Em tempos turbulentos e alta ansiedade, estressantes, é libertadora a sensação de controle e eficiência na execução de tarefas, depois de tomar decisões rapidamente.

O método pode ir sendo implantado progressivamente, com ou sem ferramentas automatizadas, e cada evolução nos resultados motiva a implantar mais uma etapa do método para obter maiores benefícios.

Com melhor noção do valor de seu tempo, e com método para maior eficiência no uso dele, você tomará melhores e mais ágeis decisões sobre o que fazer onde e quando você estiver, com dedicação máxima.

A sensação é libertadora e você conseguirá entrar em estado de fluxo e clareza.

Em futuros artigos abordarei ferramentas que testei, adotei, abandonei e substitui na busca dos melhores resultados no gerenciamento de tempo.

Acompanhe neste site pela tag/etiqueta GTD.

Você já fez a conta de quanto te custa em VIDA assistir aquele reality show na tv?

Nos seus momentos finais vai querer lembrar do dia que fulano pegou sicrana embaixo do edredon ou de você ter dado mais um longo abraço no seus filhos e cônjuge?